Sử dụng excel quản lý văn bản là cách thức được vận dụng khá phổ cập bởi tính công nghệ và thuận tiện. Excel là phương án thay thế cách quản lý truyền thống bằng sổ sách, giúp quy trình xử lý những vấn đề phạt sinh thuận tiện hơn
Hướng dẫn sử dụng excel thống trị văn phiên bản khoa học, hiệu quả.
Bạn đang xem: Quản lý văn bản đi đến bằng excel
1. áp dụng excel bao gồm thể cai quản những loại văn bản nào?
Phương pháp làm chủ văn bản bằng excel hay được vận dụng cho tất cả các nhiều loại văn phiên bản của doanh nghiệp, ví dụ là bao hàm 3 loại chính:
Văn bạn dạng nội bộ: bao gồm tất cả các hồ sơ, giấy tờ, tư liệu chỉ sử dụng trong phạm vi nội bộ, những đối tượng bên phía trong doanh nghiệp, tổ chức,...Văn bạn dạng đến: Do các đối tượng, tổ chức bên phía ngoài doanh nghiệp gởi đến.Văn bản đi: vày doanh nghiệp gửi cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.Sử dụng excel giúp doanh nghiệp thống trị và khối hệ thống các quy trình, thủ tục về văn bạn dạng bao gồm:
Soạn thảo, chế tạo ra lập và phát hành văn bản.Ký, đóng dấu, chuyển giao và lưu gửi văn bản.Sao lưu, tàng trữ và bảo quản văn bản.2. Phía dẫn áp dụng excel thống trị văn bản
Để có thể thực hiện quản lý văn phiên bản trên excel, chúng ta cũng có thể tham khảo công việc dưới đây:
Bước 1: xác định và chế tạo quy trình thống trị tài liệu bằng excel
Bước thứ nhất là buộc phải xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý tài liệu trên excel. Nhờ vào sơ đồ vật này, các bạn sẽ dễ dàng xác định được văn bạn dạng đang ở tình trạng nào, cách nào nhằm mục tiêu có phương hướng xử trí tiếp theo.
Xây dựng quy trình làm chủ tài liệu để sở hữu phương thức quản lý phù hợp.
Bước 2: Phân các loại và khẳng định các danh mục quản lý tài liệu
Khâu vào vai trò đặc biệt quan trọng tiếp theo là cần thống kê những loại văn bạn dạng của doanh nghiệp. Tiêu chí xây dựng các danh mục, team văn bản cần đảm bảo:
Thống kê không hề thiếu tất cả các văn phiên bản của doanh nghiệp, không bỏ sót.Các danh mục mang tính chất tổng quát dẫu vậy không được trùng lặp.Tên hạng mục cần dễ dàng hiểu, mọi nhân viên cấp dưới đều hoàn toàn có thể nắm được và dễ dàng tìm kiếm trong quá trình làm việc.Bạn hoàn toàn có thể tham khảo một số danh mục để cai quản văn bạn dạng trên excel như sau:
Loại văn bản: Quyết định, Công văn, Thông báo, Nghị quyết, báo cáo,...Tình trạng văn bản: không xử lý, đã xử lý, đã cách xử trí xong, lưu giữ trữ.Bộ phận phụ trách: Hành chính, Nhân sự, Kế toán, tởm doanh,....Bước 3: Tạo những sổ quản lý tài liệu
Mỗi sổ quản lý công văn, bạn phải tạo trên một sheet khác biệt để nhân thể quản lý. Khi có nhiệm vụ phát sinh với một số loại văn phiên bản nào thì vẫn ghi sổ cho một số loại văn bạn dạng tương ứng. Phụ thuộc vào nhu cầu làm chủ mà chúng ta cũng có thể tạo các chỉ tiêu và tiêu đề mang lại cột trong bảng.
Một số chức năng có lợi khi xây dựng những sổ thống trị văn bản:
Chức năng Data Validation: để tạo list chọn: nhiều loại văn bản, chứng trạng văn bản, thành phần phụ trách xử lý, chỗ nhận, khu vực lưu trữ,... để thiết lập cấu hình các tiêu chí trong danh sách, tránh phần đông sai sót trong quy trình nhập thủ công bằng tay dữ liệu dẫn đến sai tác dụng tra cứu, quản lý.Chức năng Conditional formatting: Theo dõi tình trạng của văn bản. Chức năng này sẽ auto thông báo những công văn đang nên xử lý nhằm người tiến hành có phương hướng cách xử lý phù hợp.
Ví dụ về một số trong những danh mục quan sát và theo dõi văn bạn dạng tại doanh nghiệp.
Bước 4: xây dừng công thức
Mỗi loại văn bản đều mang tên danh mục riêng, tuy nhiên, bạn phải tạo mã văn thư riêng nhằm thống tuyệt nhất giữa các phòng ban cùng để nhân tiện quản lý, tra cứu. Vì chưng vậy, bạn phải xây dựng cách làm tính auto để thống nhất tổng thể sổ quản ngại lý:
Countif: Đếm con số văn bạn dạng xuất hiện trong sổ.Vlookup: Tham chiếu theo từng loại văn bản.Một số hàm nhằm định dạng với ghép thành chuỗi đáp ứng yêu cầu.3. Tất cả nên làm chủ văn phiên bản bằng excel?
Sử dụng excel quản lý văn phiên bản là phương pháp khác nhiều người sử dụng bởi máu kiệm ngân sách và biện pháp tạo lập đối chọi giản, cập nhật số liệu dễ dàng. Tuy nhiên, hiệ tượng này sống thọ nhiều sự việc hạn chế:
Không yêu cầu nhân sự nào cũng có kiến thức sâu về excel, nhất là khi sử dụng những hàm công thức.Dễ bị lầm lẫn khi con số văn phiên bản lớn.Tính bảo mật thấp, dễ bị rò rỉ thông tin.Tốn khá nhiều thời gian khi thực hiện tạo lập sổ quản lí lý.
Phương pháp cai quản văn bản bằng excel tồn tại nhiều hạn chế.
4. Văn phòng công sở điện tử usogorsk.com - thống trị văn bản thuận tiện, dễ dàng
Sử dụng các chiến thuật văn phòng năng lượng điện tử được đánh giá là giải pháp tối ưu tuyệt nhất cho phần nhiều doanh nghiệp. Hình thức này tự khắc phục tối đa những nhược điểm của phương thức quản lý thủ công.
Quản lý văn bạn dạng đơn giản, chuyên nghiệp với usogorsk.com.
Trong đó, phần mềm văn phòng điện tử usogorsk.com do công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn đáp ứng đầy đủ các chuẩn chỉnh mực về thống trị văn phòng. usogorsk.com giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí thời gian, chi phí và mối cung cấp nhân lực, hỗ trợ nâng cấp năng suất lao động mang lại nhân sự làm việc tại doanh nghiệp.
Xem thêm: Cách Tính Thể Tích Hình Cầu, Diện Tích Mặt Cầu, Công Thức Tính
Trên đó là hướng dẫn thực hiện excel làm chủ văn phiên bản khoa học, hiệu quả. Đây là phương thức được không ít người áp dụng mặc dù tồn tại các hạn chế. Doanh nghiệp có thể tham khảo các giải pháp văn phòng năng lượng điện tử để về tối ưu thời hạn và nâng cao độ bao gồm xác, hiệu quả của công tác thống trị tài liệu về lâu dài.
Quý doanh nghiệp phải thêm tin tức về giải pháp văn phòng điện tử usogorsk.com của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo tin tức dưới đây:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN